Choisir une nouvelle solution ERP n'est pas une tâche facile : les solutions sont nombreuses et il faut miser sur le bon numéro tant le marché continue à se concentrer. Comment le chef d'entreprise doit-il s'organiser pour choisir la solution qui va le mieux évoluer avec son entreprise dans les 10 ans à venir ?


Le cahier des charges, assurance tout risque

Le cycle traditionnel de sélection d'une solution ERP passe par la rédaction d'un cahier des charges visant à recenser les besoins des utilisateurs, la sélection de solutions du marché, l'analyse des réponses au cahier des charges, l'élaboration d'une short-list, l'organisation de démonstrations et enfin le choix de la solution. Bien souvent, l'entreprise n'ayant pas les moyens de rédiger elle-même son cahier des charges par manque de temps ou de compétences, elle doit de plus se lancer dans la recherche d'un conseil externe qui pourra l'accompagner dans sa démarche. Au final, on arrive ainsi à un cycle de sélection dont la durée oscille entre 4 à 6 mois. La longueur de cette période a des incidences non négligeables pour l'entreprise : coût de mobilisation des collaborateurs dont l'implication est indispensable, risque que les besoins exprimés ne correspondent plus à la réalité au moment du choix final… Pourquoi toutes ces étapes? Parce que le choix d'une solution ERP engage l'entreprise sur le long terme. Mais surtout, parce que le paiement des licences ERP se fait dès le départ, à l'achat ou à l'installation, et non pas au démarrage 6 à 9 mois plus tard. Dans le cas où l'entreprise se serait trompée dans son choix, il est quasiment impossible de revenir en arrière. Le cahier des charges a donc pour objectif principal de pallier au risque financier - lié à l'achat des licences- encouru par l'entreprise.


Avec l'arrivée des logiciels libres, les risques ont diminué

Dans les années 90, les logiciels ERP n'offraient pas tous les mêmes fonctions. 15 ans plus tard, les offres des éditeurs ont atteint une maturité telle que l'ERP est devenu à présent une commodité. Tout ERP propose des modules paramétrables de gestion des activités commerciales, achats, logistique, production et comptabilité. C'est d'ailleurs la raison pour laquelle les ERP libres émergent à présent. Ces ERP nouveaux se basent sur les mêmes modèles de données que leurs aînés mais présentent des particularités en terme de distribution : ils sont régis par une licence qui impose la mise à disposition gratuite du code source. Même si l'open source ne se limite pas à la gratuité du logiciel, il faut reconnaître que ce modèle permet de réduire considérablement les risques financier du projet : absence de coût de licence, engagement progressif de ressources avec possibilité à tout moment d'arrêter le projet, indépendance vis-à-vis de l'éditeur et des migrations. Dès lors, pourquoi continuer à s'assurer contre un risque qui n'existe plus ?
Mais ce n'est pas tout ! Le risque d'échec d'un projet ERP réside non seulement dans le manque d'adéquation de l'application aux processus de gestion de l'entreprise mais également dans le manque de maîtrise de l'application par les utilisateurs ou le prestataire. Le recours à un ERP Open source permet de diminuer ce risque en ré-investissant les économies faites sur les licences dans des postes de formation, personnalisation et conduite du changement.


Le pilote, la nouvelle police d'assurance des patrons modernes

Les entreprises qui évaluent un ERP Open Source se retrouvent projetées dans un modèle nouveau, où elles ont enfin la possibilité de maîtriser leur choix de A à Z : elles peuvent télécharger le logiciel depuis Internet, accéder aux forums de discussion, tester directement le logiciel voire le modifier.
De fait, elles ne sont plus dépendantes de l'éditeur pour accéder à l'information qui leur est nécessaire pour évaluer la solution. On passe d'un modèle « push » basé sur le marketing à un modèle « pull » basé sur la transparence.

Plutôt que de « boire » les paroles de l'éditeur ou baser son choix sur des suppositions, l'entreprise a désormais la possibilité de se faire sa propre opinion sur le logiciel en réalisant un pilote. Un pilote consiste à tester concrètement l'application par rapport aux processus critiques de l'entreprise : nul besoin de passer du temps à évaluer les 80% de fonctions communes à tout système ERP, l'entreprise peut se concentrer directement sur la flexibilité offerte ou non par l'application pour traiter les processus qui la caractérisent le mieux.
Parmi les avantages multiples que l'entreprise va pouvoir retirer de cette expérience, on peut souligner la réduction du risque d'erreur et le gain de temps : le pilote permet de raccourcir le cycle d'évaluation en cumulant expression de besoins, tests et formation. Lorsqu'à l'issue du pilote l'entreprise confirme son choix pour la solution, son projet est d'ores et déjà formalisé. Elle dispose d'un modèle qu'elle peut directement enrichir.

Le recours à un intégrateur spécialisé peut quant à lui permettre de gagner davantage de temps dans cette étape, en s'appuyant sur son expertise de la solution mais également des projets déjà réalisés.

Il n'existe pas de risque zéro mais l'ERP open source donne désormais les moyens aux entreprises de réduire le risque au minimum.

Par Pierre SPILLEBOUDT

Président du groupe Audaxis, prestataire de services en solutions open source dans le domaine de la gestion d'entreprise et de l'Internet.
http://www.audaxis.com